I regleringsbrevet för 2022 tilldelades myndigheten uppdraget att kartlägga och analysera kort- och långsiktiga konsekvenser av coronapandemin för arbetsmiljön i Sverige. För att genomföra regeringsuppdraget initierande myndigheten flera projekt, vart och ett med fokus på någon eller några yrkesgrupper som särskilt påverkades av Coronapandemin.
Under coronapandemin införde Sveriges regering flera restriktioner och rekommendationer för att förhindra smittspridning. Till skillnad från i många andra länder lades ett stort ansvar på samhället och dess invånare att hålla fysisk distans för att förhindra smitta. Det åligger chefer att uppnå de verksamhetsmål som ställts upp, men även att verka för en god arbetsmiljö. Det är dock tämligen outforskat vad detta inneburit för chefernas egen arbetssituation under coronapandemin. – Denna studie belyser de anpassningar och lärdomar som cheferna drog under denna period, och ger insikter i hur vi kan förbereda oss för framtida oförutsedda händelser, säger Robert Ljung, processledande analytiker på Myndigheten för arbetsmiljökunskap.
Med utgångspunkt i ovanstående bakgrund genomförde myndigheten en enkät- och intervju-studie i syfte att bidra med kunskap om chefers arbetssituation under coronapandemin i Sverige. Resultaten från denna studie finns nu publicerad i rapporten ”Arbetsmiljön för chefer under coronapandemin”. Nedan följer en sammanfattning av några av resultaten.
Skillnader mellan de som arbetade på ordinarie arbetsplats eller hemifrån
Resultaten från studien visar att arbetsmiljöarbetet skiljde sig åt beroende på om medarbetarna arbetade på den ordinarie arbetsplatsen eller hemifrån under pandemin. För chefer med medarbetare på distans handlade mycket av arbetet inledningsvis om att säkerställa den fysiska arbetsmiljön i hemmet genom att se till att det fanns tillräckligt med arbetsutrustning och förutsättningar för en bra ergonomi.
Cheferna på plats prioriterade driften av verksamheten
Resultaten visar att de chefer som fortsatte jobba på sina ordinarie arbetsplatser under pandemin framför allt prioriterade att hålla gång driften av verksamheten. Många verksamheter arbetade på i stort sett som vanligt och den enda arbetsuppgiften som tillkom för cheferna var att ”coronasäkra” arbetsplatsen. Det gällde exempelvis inom industri och tillverkning där chefer som intervjuats berättade att de jobbade med att se till att lokalerna anpassades och att det fanns skyddsutrustning på plats. För att undvika smittspridning infördes också schemalagda raster och begränsat antal individer i lokaler och utrymmen.
Distansarbete förändrade förutsättningarna att leda arbetet
Rapporten visar att det var en stor omställning för cheferna vars verksamhet och medarbetare gick över till att arbeta på distans. Såväl deras förutsättningar för att bedriva sitt ledarskap som deras arbetsuppgifter och organisering av arbetet förändrades. Däremot skiljer sig erfarenheterna av distansarbetet åt. Några av de chefer som intervjuades ansåg att arbetet blivit mer effektivt och flexibelt och att det var lättare att koncentrera sig. Andra trivdes inte alls med distansarbetet, upplevde det som ensamt och att det var lätt att tappa fokus och motivation samt att de fick mer gjort på kontoret än hemma.
När det gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön beskrev cheferna att distansarbetet ställde stora krav på motivation och disciplin, vilket inte passade alla medarbetare. Därför försökte de efterlikna de ordinarie arbetsrutinerna med digitala hjälpmedel. Den ökade isolering som distansarbetet innebar gjorde att cheferna hade fler avstämningsmöten med medarbetarna, införde sociala aktiviteter digitalt och försökte stötta och upprätthålla de sociala relationerna i arbetsgrupper.
Lärdomar att dra inför framtida oförutsedda händelser
I rapporten finns fem utmaningar och framtidsspaningar som cheferna upplevde som utmaningar under coronapandemin. Värda att ta i beaktning inför framtida oförutsedda händelser. Dessa fem punkter var:
Gemensamma riktlinjer och policys
Under pandemin har det blivit vanligare att arbeta hemifrån och att distansarbete kombineras med arbete på plats. Några chefer lyfter en kommande utmaning i att motivera medarbetare att komma tillbaka till arbetsplatsen, medan andra lyfter problematiken i att vara ansvarig för en arbetsplats (i medarbetarnas hem) som de inte har kontroll över. Det ansågs viktigt att organisationer ser över eller tar fram interna riktlinjer och rekommendationer för hur de vill att medarbetare ska arbeta för att både tillgodose verksamhetens och medarbetarnas behov. Sådana riktlinjer bör tas fram i dialog inom organisationen så att alla förstår deras innebörd och varför de ser ut som de gör.
Buffert av resurser
I dag bygger många verksamheter på slimmade organisationer med ett kontinuerligt flöde av varor, produkter och tjänster. Sådana flöden blir känsliga vid stora samhällsförändringar och oförutsedda händelser såsom pandemin.
Behovet av en krishanteringsberedskap
Sverige har tidigare varit förskonat från att hantera stora kriser och även om det inte kommer en ny pandemi kan det komma andra kriser. Organisationer bör därför se över sina krishanteringsplaner och regelbundet gå igenom dessa, till exempel vilka ansvarsområden som har olika funktioner och roller, vilka förväntningar som finns på agerande och liknande.
Medarbetarna som organisationens viktigaste resurs
Under pandemin har många chefer insett betydelsen av att medarbetare mår bra och att medarbetare som mår bra också presterar bra. Det är därför viktigt för chefer att våga ställa frågor om medarbetares mående likaväl som att fråga hur arbetet går, oavsett om samtalet sker på plats eller på distans. För att behålla medarbetare inom organisationen är det viktigt att vara mån om dem.
En god utvecklingsmiljö för chefer
Rapporten visar att cheferna upplevde sina förutsättningar som generellt goda, men att kraven på deras ledarskap har ökat under pandemin. En gynnsam preventiv åtgärd tycks därför vara att se till att skapa en flexibel organisation med goda förutsättningar för chefen och förbereda dem inför chefsrollen.
Läs rapporten Arbetsmiljön för chefer under coronapandemin
Här kan du läsa eller ladda ner rapporten Arbetsmiljön för chefer under coronapandemin i sin helhet.
Om projektet
Denna rapport har tagits fram inom projektet ”Arbetsmiljön för chefer under coronapandemin” som är ett av fem delprojekt inom regeringsuppdraget Coronapandemins konsekvenser för arbetsmiljön. Ansvarig processledande analytiker för projektet är Robert Ljung och författare till rapporten är Daniel Lundqvist, Cathrine Reineholm och Andreas Wallo.
Läs mer om projektet Arbetsmiljön för chefer under coronapandemin
Läs mer om regeringsuppdraget Coronapandemins konsekvenser för arbetsmijlön.