Medarbetare med olika kompetenser har parallellt med det ordinarie arbetet tagit fram processen. I grunden ska processen, med vissa modifieringar, även kunna användas för andra projekt utöver kunskapssammanställningar.
Syftet med detta är att vi får en ryggrad och att vi har en process som vi följer från start till mål. Det ska bli enklare för alla på myndigheten att arbeta samt att processen finns som ett stöd för medarbetare. Vi ska enkelt kunna läsa och förstå hur alla faser i processen går till. Vilka steg går vi igenom, vilka moment ingår, vilka mallar ska vi använda och så vidare!
En process i fem faser
1. Initiering
Innehållet i ett projekt kan bestämmas på olika vis. Många gånger är det regeringen som tilldelar oss ett uppdrag. Det kan också vara ett behov av ämne som vi själva ser. En annan möjlighet är att det kommer en idé från en extern part. I fasen ingår att genomföra en förstudie. Generaldirektören avgör sedan om projektet ska genomföras eller inte.
2. Förarbete
I förarbetet planerar vi projektet. Tids- och resursplaner tas fram, kostnader kalkyleras och risker analyseras. Projektets bemanning bestäms och det beslutas om en budget. Nästan alla våra projekt har i någon utsträckning externa experter och granskare som stöd i arbetet. Dessa kan identifieras av projektgruppen direkt eller genom öppen annonsering.
3. Utförande
I fasen görs en kunskapsinhämtning som alltid inleds med en litteratursökning. Efter detta granskas resultatet av sökningen. Experterna ansvarar sedan för att göra en analys där de lägger samman resultat från olika studier. Det skrivs också ett manus av expertgruppen som löpande stäms av med processledaren.
4. Lansering
Det bestäms här vilken typ av produktion samt distribution som projektet ska använda sig av. Produktionen innebär att producera det material som krävs för att genomföra kommunikationsaktiviteterna i kommunikationsplanen. Distributionen handlar sedan om hur våra produkter ska nå ut till de tänkta målgrupperna.
5. Avslut
Det görs en utvärdering av arbetet i projektet samt en uppföljning av spridningsaktiviteter. Projektet avslutas, diarieförs och arbetsmaterial gallras.
Stöd för nya medarbetare
Processen är också ett väldigt bra stöd för nya medarbetare på myndigheten och ger utförlig information vid varje fas i modellen. De medarbetare som varit anställda ett längre tag har kanske inget behov att läsa alla detaljer, men då finns till exempel enkla checklistor till varje fas.
– Det har som sagt växt fram under åren. Vi började väldigt tidigt med att ta fram en processmodell, sen har den utvecklats och anpassats genom åren. Det har varit ett pågående arbete under de här fyra åren och nu har vi satt de på pränt och fått en struktur på det, fortsätter Liv.
– Det här är verkligen något som har välkomnats av alla på myndigheten. Det är egentligen ett sätt för oss att bli mer systematiska i vårt sätt att bedriva projekt. För att inte missa något utan göra så rätt som möjligt. Det blir tydligt för alla vad som gäller samt hur vi genomför projekten, vi får en samsyn på myndigheten, säger Liv.
Viktigt med alla kompetenser
Det är viktigt att de inledande faserna i processen är genomarbetade eftersom det har visat sig att exempelvis förstudien har stor betydelse för hur genomförandet blir. Det är också viktigt att andra kompetenser kommer in i ett tidigt skede av projektet. I vår modell kommer kommunikatören med redan i uppstarten av arbetet för att i ett tidigt skede kunna värdera hur ett projekt ska spridas.
– Vi har sett att vi har behövt stärka upp hur vi gör i början av projekten, eftersom omfattande projekt behöver en tydlig struktur samt en väl genomgången projektplan. Hur pass genomtänkta frågeställningarna är kan ha en helt avgörande effekt på projektets slutresultat. Därför har vi alltså flyttat lite tyngd till projektets början. Vi har även sett till så att resurser från olika delar av organisationen kommer in i rätt tid. Det är en integrerad process där det ska vara tydligt vem som ansvarar för varje steg och vem som gör vad, avslutar Liv.