Viktiga områden för en organisation att utveckla för att möta ett föränderligt arbetsliv

Vårt arbetsliv förändras ständigt och i allt högre takt. För att snabbt kunna ställa om och navigera i ett föränderligt arbetsliv behöver organisationer öka sin förändringskompetens – men vad är det egentligen som organisationer behöver utveckla?

I en ny kunskapssammanställning från Myndigheten för arbetsmiljökunskap, ”Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatser”, presenteras forskning som undersöker vilka faktorer som anses viktiga för att skapa en hög förändringskompetens på arbetsplatser. Författarna lyfter fram några viktiga områden som betydande: ledningens agerande, medarbetarnas inställning och tidigare erfarenheter, information och delaktighet samt möjlighet till utveckling och lärande.

Man och kvinna.
Cathrine Reineholm och Henrik Kock från Linköpings universitet är författarna till
”Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatser”. 

Förändringskompetens är organisationens förmåga att använda och utveckla kompetens för att genomföra förändring. Det gäller medarbetares kompetens, gruppers kompetens eller i organisationens kompetens som helhet. Samtidigt förefaller det finnas ett underskott på studier där medarbetares kapacitet att bidra till förändring analyseras. Oberoende av vad förändringen i sig handlar om ska förändringskompetensen också kunna hantera befintliga och nya förändrade förutsättningar för arbetsmiljön.

– Faktorer som visat sig vara betydelsefulla för att främja organisatorisk förändringskompetens är information och transparens, god kommunaktion samt delaktighet. Andra viktiga faktorer är att kunna använda, behålla och utveckla organisatorisk förändringskompetens hos chefer och ledare såväl som hos medarbetare. Det är även viktigt att ta tillvara på de tidigare erfarenheter som finns, såväl goda som de mindre lyckade, för att lära av dessa, säger Cathrine Reineholm en av författarna till kunskapssammanställningen.

Viktigt att utvärdera resultat och effekter av planerade förändringar

Alla organisationer har en mer eller mindre omfattande historia av planerade förändringar, både när det gäller lyckade och mindre lyckade förändringar. Flera studier i kunskapssammanställningen pekar på att förmågan att ta tillvara tidigare erfarenheter av organisatoriska förändringar har betydelse. Att lära av historien och att lära av resultat från utvärderingar ses som en viktig del i att öka den organisatoriska förändringskompetensen.

– I rapporten har vi sammanställt allmänna råd som dels bygger på resultat från sammanställningen, dels på vår samlade bild som forskare. Det är inte lätt att ge en bild över vad forskningen säger eftersom organisatorisk förändringskompetens inte kan ses som ett eget forskningsområde. De råd som ges i rapporten ska inte ses som generellt giltiga utan bör granskas kritiskt. säger Cathrine Reineholm, medicine doktor vid Linköpings universitet.

Ta tillvara allas kompetenser

Utan tvekan verkar ledning och ledare ha stor betydelse för hur väl man lyckas med organisatoriska förändringar och många studier bekräftar även detta, men det kan också finnas en risk för ensidig fokusering på insatser som handlar om att styra och leda i förändring. Det behövs ett fokus på ledares förmåga att synliggöra och stödja andra resurser och kompetens i organisationen – inte minst den som medarbetarna besitter.

Ta tillvara på förändringsmotstånd

I flera studier finns ett intresse för hur planerade förändringar tas emot av organisationens medlemmar. En del av denna forskning fokuserar på motstånd mot förändring och hur motstånd kan brytas, snarare än på hur förändringsmotivation kan stödjas. Förändringsmotstånd, och farhågor för uppkomsten av förändringsmotstånd, hos medarbetare är intressant på flera sätt, eftersom fokus riktas till anställda som inte vill eller inte förstår betydelsen av förändringen.

– Förändringsmotstånd kan också ses som en berättigad och nödvändig reaktion i en illa genomförd eller feltänkt förändringsprocess. Det kan också ses som ett tillfälle att skapa öppenhet, möjlighet att påverka, möjlighet att utnyttja kunskaper och erfarenheter som finns spridda i organisationen och därmed bygga förändringskompetens, fortsätter Cathrine Reineholm.

Delaktighet är nödvändigt men inte en förutsättning

I flera av de studier som ingår betonas betydelsen av anställdas delaktighet i förändringar på arbetsplatsen, tillsammans med en strävan efter konsensus och att lösa problem genom förhandling, vilket ofta beskrivs som en viktig del av ett ”skandinaviskt ledarskap”. Delaktighet i planering och genomförande kan öka motivationen och bidra till ett mer gemensamt meningsskapande. Men studier visar också att delaktighet kan upplevas som pressande på grund av tidsbrist och av andra faktorer som medför begräsningar.

Strategier och policyer genomför inte förändringar

Flera studier visar att ledningen lägger stort fokus på framtagning och formulering av policyer och strategier och begränsar resurser för genomförande av desamma. Mer kraft behöver läggas på att utveckla metoder och stödja genomförande. Sett från det här perspektivet kan en viktig del av organisatorisk förändringskompetens ses som förmågan att bedöma och kritiskt värdera organisatoriska förändringar, inklusive förmågan att anpassa och modifiera planer och strategier, och de metoder och tillvägagångssätt som används då förändringar implementeras.

Mer forskning behövs

Utifrån arbetet med rapporten har ett antal kunskapsluckor identifierats. Det finns en brist på studier som följer förändring över tid, så kallade longitudinella studier. De som finns har ofta en låg svarsfrekvens. Vidare finns endast ett litet antal studier som studerat organisatorisk förändringsförmåga på flera nivåer inom företag och organisationer.
Av de studier som ingår i kunskapssammanställningen är merparten om offentlig sektor, de flesta om vård och omsorg. Endast ett fåtal har genomförts i privat sektor, vilket visar på en snedfördelning mellan både sektorer och bransch. Ytterligare forskning om organisatorisk förändringskompetens borde i högre grad uppmärksamma den organisatoriska kontextens betydelse som sektor, bransch, storlek på organisationen, med mera.

Om kunskapssammanställningen

Kunskapssammanställningen är framtagen av professor emeritus Henrik Kock och medicine doktor Cathrine Reineholm vid Linköpings universitet. Professor Jan Johansson, vid Luleå tekniska universitet, har kvalitetsgranskat kunskapssammanställningen.

”Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatser” är en del av regeringsuppdraget ”Framtidens arbetsmiljö i Sverige” som gavs till myndigheten i juni 2018. Uppdraget har dels omfattat att sammanställa nationell och internationell forskning på området, dels att identifiera kunskapsluckor i det samlade materialet.

Läs rapport och kunskapssammanställningar

Här kan du kan läsa hela vår rapport framtidens arbetsmiljö i Sverige.

Kunskapssammanställningar:
Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatser
Framtidens arbetsmiljö – trender, digitalisering och anställningsformer