Personal- och arbetslivsprogrammet vid Högskolan i Gävle arbetar sedan flera år nära arbetslivet under utbildningen. Studenter vid programmet samarbetar med kontaktorganisationer från privata näringslivet och inom offentlig sektor. Samarbetet ger möjligheter till gemensamt lärande och långsiktiga relationer mellan arbetsliv, studenter och högskolan. Den grupp som just nu arbetar med oss heter Julia Sjödin, Lina-Marie Andersson, Frida Åberg, Maja Källman och Louise Imrell.
Den senaste uppgiften som studenterna fick lösa tillsammans med oss var att göra en organisationsanalys av myndigheten. I analysen reflekterar och beskriver studenterna hur organisationen är uppbyggd och fungerar.
Frågeställningar i analysen:
- Hur organisationen är uppbyggd och strukturerad?
- Hur organisationens kommunikation och informationsutbyte är uppbyggd och fungerar?
- Hur organisationens kultur och/eller klimat framstår?
I en sammanfattande kommentar har studenterna lyft fram och kommenterat aspekter av organisationen som de anser vara speciellt viktiga, intressanta, positiva eller utvecklingsbara.
Vad förväntas av oss som kontaktorganisation?
Inom myndigheten har en vi utsett kontaktperson hos oss som sköter planering och kontakt med studenterna, men när själva uppgifterna ska genomföras kan olika personer kallas in för att hjälpa studenterna. I arbetet med organisationsanalysen fick kommunikatörerna Joakim Silfverberg och Sverre Lundqvist besvara frågeställningarna som ligger till grund för analysen.
– Eftersom jag själv varit student vid Högskolan i Gävle och vet hur nyttigt det är att få göra uppdrag i ute ”verkligheten” och jag tycker att det är självklart att ställa upp som kontaktorganisation. Från mitt perspektiv som kommunikatör är det även ett lysande sätta att arbeta med vårt arbetsgivarvarumärke, säger Sverre Lundqvist kommunikatör vid Myndigheten för arbetsmiljökunskap.
Utdrag ur Organisationsanalys – sammanfattande kommentarer
Efter att ha haft kontakt med och fått observera myndigheten vid några tillfällen känner vi att de är ett glatt gäng medarbetare som ser ut att ha hämtat sig väl efter en bitvis stormig start. Den stormiga starten berodde på interna arbetsmiljöproblem, vilka skapade rubriker i media och innebar en del personalomsättning. Vikten av etablerade ramar, rutiner, roller, ansvar och befogenheter blir här tydlig för att skapa en hållbar verksamhet. Utöver arbetsmiljöproblemet vill vi belysa det hårda arbete som ligger bakom en nyetablering av en helt ny myndighet, kanske primärt då det finns flertalet lagar och regler att förhålla sig och verksamheten till.
Trots det omfattande ramverk myndigheten har att förhålla sig till, har vi fått en gemensam bild av en flexibel organisation och därav blivit positivt överraskade då stereotypa förutfattade meningar om en byråkratiskt stel myndighet visat sig inte stämma.
Myndigheten är även digitalt mogna och använder modern teknik, vilket de ser ut att göra enligt bästa praxis. Sammantaget känns myndigheten som en mycket intressant arbetsplats.
Kommunikationen inom organisationen håller en bra struktur. Organisationen använder sig flitigt av Teams och intranät, vilket gör att informationen når ut till alla anställda på ett smidigt och effektivt sätt. Detta upplevs fungera bra för det mesta, trots att vissa tycker att det kan vara svårt att förstå sig på det digitala systemet emellanåt.
Organisationen har APT-möten varannan vecka, vilket vi anser är positivt då detta är ett bra tillfälle för de anställda att diskutera övergripande frågor och funderingar.
Däremot upplever våra intervjupersoner att den sociala kommunikationen har påverkats negativt på arbetsplatsen i och med rådande pandemi. Verksamheten har försökt att motverka detta genom exempelvis fikamöten via Teams, men vi anser trots detta att området är utvecklingsbart.
Organisationen har under det senaste året gjort organisatoriska förändringar till följd av brister i arbetsmiljön. Utifrån intervjuerna som gjorts har vi fått uppfattningen att förändringen har varit gynnsam för organisationens anseende. En annan fördel som organisationen har är att flera kommunikatörer är anställda. Dessa har kunskaper som kan vara till stor fördel då det kommer till extern kommunikation.
Utifrån organisationens uppgifter om den nya omorganisationen som skedde vid årsskiftet, har alla gemensamt arbetat mot en bättre kultur och ett bättre klimat. Detta är något som har påverkat organisationen både positivt och negativt. De positiva aspekterna är att det har fått ett mer flexibelt sätt att arbeta på, samt känts sig mer delaktiga i utvecklingen. De negativa aspekterna har speciellt varit kring pandemin eftersom de har jobbat mycket hemifrån och gemenskapen har blivit sämre, då de inte kan träffa varandra på samma sätt. Överlag är klimatet och kulturen bra, de har god ton mot varandra och högt till tak, samt verkar vara väldigt hjälpsamma om någon har problem.