Samordnande undersköterska

Vid det aktuella vård- och omsorgsboendet som utgör en enhet finns fyra avdelningar, varav en är en korttidsavdelning. Korttidsavdelningen tar emot boende som färdigbehandlats på sjukhus men inte kan återvända hem och därför väntar på en mer permanent boende- och/eller vårdlösning. Avdelningen fungerar även som avlastningsboende eller växelvis boende för kommuninvånare som vårdas av anhöriga. Genomströmningen av vårdtagare är hög och behov av boendelösning kommer ofta hastigt på. För enhetschefen, som ansvarade för fyra avdelningar varav korttidsboendet var en, och för undersköterskor vid korttidsboendet, innebär det många kontakter och kommunikation med andra vårdgivare, hälso- och sjukvård, anhöriga och transportföretag. Även internt krävs mycket kommunikation mellan olika yrkesgrupper då man för varje ny vårdtagare behöver skriva en ny genomförandeplan samt anpassa hjälpmedel, kost, ny medicinering och andra rutiner etcetera. Kontakter med administrationen och biståndshandläggare är mer omfattande i jämförelse med på andra typer av omsorgsboenden.

Innan en lösning testades vid den aktuella enheten belastades undersköterskor vid korttidsavdelningen och enhetschefen hårt av de ovan nämnda arbetsuppgifterna, och många stressfyllda situationer uppstod. Undersköterskor stördes ofta av telefonsamtal om olika typer av information som skulle föras vidare eller tas beslut om, ofta medan de samtidigt gav en annan vårdtagare vård eller omsorg. Situationen var stressande både i stunden och efter arbetets slut, då personalen både kunde känna rädsla för att ha glömt att vidarebefordra väsentlig information till alla berörda och få tankar om att inte ha kunnat vara tillräckligt närvarande i en vård- eller omsorgssituation. Även samtalen med anhöriga upplevdes som tunga. Det var svårt att ge korrekt och aktuell information när många andra inom verksamheten var involverade i kommunikation och beslut. En undersköterska beskriver situationen:

Det är väldigt mycket kontakt med anhöriga. Ofta är det här väldigt nytt, när någon ska komma hit så tar det väldigt mycket av våran tid att förklara vad det innebär att bo på en korttidsavdelning. Vad förväntar vi oss och vad förväntar de [anhöriga] sig av oss? /…/ En dag kan det vara 20 telefonsamtal. Sen alltså så står du och jobbar och så blir du avbruten av att telefonen ringer hela tiden, för då ringer det någon. (Medarbetare)

Innan samordnartjänsten kom till cirkulerade ibland motstridig information då många olika personer hanterat samma ärende, vilket bidrog till irritation och stress i arbetsgruppen. Av det skälet eller på grund av glömd information uppstod ibland mindre vardagskonflikter i arbetsgruppen eller mellan professioner. För enhetschefen skapade de beskrivna förhållandena stress kring att inte hinna med alla chefsuppgifter vid hela enheten. Vetskapen om vad undersköterskor vid korttidsavdelningen utsattes för i det dagliga arbetet bidrog till ytterligare stress. Boendet hade haft hög omsättning på chefer under flera år. Från undersköterskornas perspektiv bidrog det till chefernas osäkerhet kring hantering av korttidsfrånvaro vid boendet.

Problemen vid korttidsboendet hade diskuterats av ledningen i äldreomsorgssektorn vid socialförvaltningen flera gånger och idén att utöka bemanningen med en samordnande undersköterska växte fram. När möjligheten att söka statsbidragsmedel kom blev det möjligt att testa idén och det beslutades att om det fungerade skulle tjänsten permanentas.

Ett viktigt inslag i satsningen var att delaktiggöra undersköterskorna för att skapa en tjänst som inte enbart skulle avlasta enhetschefen men också vård- och omsorgspersonalen. Undersköterskorna deltog därför under arbetsplatsträffar i samtal om vad som skulle ingå i samordnartjänsten. Även andra professioner involverades i processen. Samma undersköterska som beskrev arbetssituationen ovan förklarar vad som var viktigast för att minska den arbetsrelaterade stressen i undersköterskegruppen:

Vi fick ju önska vad vi ville då att samordnaren skulle göra och det var ju framför allt det här då med kontakten med alla andra, om man säger. Alltså jag hade alla andra professioner som sjuksköterskor och rehab och bistånd och bara en sån sak som att om vi har två, tre stycken som ska åka hem och sitta och boka taxiresor till alla de här och sitta i dessa telefonköer och göra allt sådant här. (Medarbetare)

Citatet ovan visar även på olika moment som lyftes från vård- och omsorgspersonalen till den samordnande undersköterskan.

Med hjälp av statsbidragsstödet (75 procent statsbidrag och 25 procent egen insats) anställdes en samordnande undersköterska på korttidsavdelningen under några månader. Den samordnande undersköterskan kände hela enheten inklusive korttidsavdelningen väl. När hon var ledig fanns backup i form av andra undersköterskor som utsetts speciellt för detta. En av de intervjuade beskriver delar av samordnarens arbetsuppgifter, så som de kom att utformas:

Det är framför allt att vara en spindel i nätet mot olika professioner, att vara den som håller kontakten med biståndshandläggare och med sjuksköterskor när vi ska få in några nya kunder till korttidsavdelningen. Vad behöver man [vård- och omsorgstagaren]? Vilket rum ska den ha? När beräknas den komma? Och också se till hur mycket personal vi behöver dra in eller hur man kan gå och hjälpa till från andra avdelningar. (Chef)

Den samordnande undersköterskan tog över merparten av kommunikationen med olika professioner och externa organisationer som rörde vård- och omsorgstagare vid korttidsavdelningen och de tre övriga avdelningarna. Samordnaren tog även över ledningen av det planeringsmöte för korttidsfrånvaro som hålls varje morgon för hela boendet. Den samordnande undersköterskan kommunicerar med enhetschefen och administratörer när så behövs. När det är möjligt finns samordnaren med i det dagliga vård- och omsorgsarbetet och ibland, när hon behöver kommunicera ostört, finns hon på enhetens kontor.

Nästan omedelbart ledde satsningen på en samordnande undersköterska till en direkt effekt när flera tidigare stressande moment togs bort för såväl vård- och omsorgspersonal som enhetschef och dessa personer då avlastades avsevärt på olika sätt. Den samordnande undersköterskans arbete frilade tid för resterande undersköterskor som dessutom fick betydligt färre avbrott i det dagliga vård- och omsorgsarbetet och därmed minskad stress. Genom att den samordnande undersköterskan håller i merparten av all kommunikation blev det även färre missförstånd och en del vardagskonflikter kunde undvikas. Ett annat exempel är att arbetssituationen kopplat till anhöriga som besökte vård- och omsorgstagare på avdelningen underlättades, då de anhöriga oftare från start fått fylligare och mer korrekt information från den samordnande undersköterskan. Samordnaren och enhetschefen träffas en gång i veckan för lite längre möten och kommunicerar däremellan när det behövs. Citaten nedan belyser hur arbetssituationen förbättrats och stressen minskat för undersköterskorna och förstalinjechefen vid korttidsboendet.

Innan låg det på oss alla att vi skulle liksom, ja boka resor, prata med anhöriga, ja alltså allt det här. /…/ Vi slipper nu och har sparat tid vid datorn, för det är ju ute på golvet man känner att man behöver lägga sin tid. /…/ Det är mindre stress över att man ska springa till kontoret så det är ju absolut en trygghet att ha henne [samordnaren] där. (Medarbetare)

Jag kan ju fokusera på det jag ska göra ute på golvet med de som bor här i stället för att ha alla de här tankarna om att ”jag måste ringa det samtalet”, ”jag måste boka den taxin” eller ”nu måste det här mejlet skickas”, det kan jag släppa. Jag behöver inte gå och tänka på det. (Medarbetare)

Det har underlättat väldigt mycket för min del, har underlättat för sjuksköterskorna, omvårdnadspersonalen också i stora delar, men väldigt mycket för min del /…/ Nu behöver jag inte ha den här detaljkunskapen längre som jag var tvungen att ha i precis allting utan jag kan släppa det. (Chef)

Innan behövde vårdpersonalen kanske lägga hur mycket tid som helst och jaga sköterskan eller få tag i en chef som sitter borta på möten en hel dag och ångesten för att ”det här måste någon ha sagt ja till” eller ”jag måste bolla det här med någon”. Då finns ju samordnaren som gör att de tillsammans och kan lösa mycket. Och det ger också en tryggare boende eller brukare och tryggare anhöriga. (Chef)

Som uttrycks i citaten på föregående sida har arbetsmiljön förbättrats för både enhetschef och vård- och omsorgspersonalen vid boendet.

Några grundläggande förutsättningar för att flera avsedda direkta effekter nåddes beskrevs av de intervjuade. Den viktigaste förutsättningen som lyftes var att samordnaren var en undersköterska som deltar i det dagliga omvårdnadsarbetet när tillfälle ges. Det fungerade tack vare att hon tyckte om rollen. Det ansågs även viktigt att hon rekryterades internt. En internrekryterad undersköterska har detaljkunskaper kring det dagliga omvårdnadsarbetet och vad som krävs för att det ska fungera men ses också som en arbetskamrat, vilket gör det enkelt att skapa goda relationer med andra undersköterskor så att de känner trygghet på jobbet. En undersköterska och samordnaren själv uttrycker det så här:

Samordnaren ska vara någon som känner verksamheten väl någon som vet hur verksamheten verkligen fungerar och vad som behöver göras. Det tycker jag. (Medarbetare)

Jag tror inte bara man kan komma in liksom och ”så här ska det vara” utan man måste lära känna stället du är på och personerna, arbetsgruppen, cheferna. Det gäller att bygga upp det. (Medarbetare)

En annan viktig lärdom som nämns i intervjuerna är att samordnaren bör ha sin ordinarie arbetsplats på den arbetsplats som samordningen gäller och dela andra sysslor med övriga undersköterskor när samordningsansvaret så tillåter. Det är också viktigt att hon eller han fredas från andra professioners och externa organisationers önskan om att samordnaren ska ta över administrativa uppgifter från dem.

Vi jobbar lite med att hålla emot för att sköterskorna vill ju ha henne som lite mer sin för att underlätta deras arbete. Rehab vill ha henne som sin i sin myndighet men det där räcker hon inte till och det var inte det som var syftet. (Chef)

Vidare menar chefen att ansvariga måste motverka att samordnaren ses som en ”minichef” eller administratör.