På grund av en avbruten upphandlingsprocess gick vi genom Kammarkollegiet (funktion för upphandling åt statsförvaltning) ut med avrop gällande ny leverantör för att genomföra kartläggningen. Fem företag svarade på förfrågan och den 20 september tilldelades företaget Sonder AB uppdraget.
– Vi ser fram mot att kunna genomföra den kartläggning vi planerat, på ett sätt som medarbetare och myndigheten kan känna sig trygga med. Trots den avbrutna processen med Previa är vi tacksamma för att den tidplan som vi hade ambition att följa i det första läget kommer att hålla med den nya leverantören, säger Anna Mannikoff ställföreträdande generaldirektör på myndigheten.
Kartläggning av arbetsmiljön
Under vecka 39 påbörjade företaget Sonder kartläggningen av den organisatorisk och psykosociala arbetsmiljön. Utifrån kartläggningen formuleras sedan rekommendationer om åtgärder för myndighetens systematiska arbetsmiljöarbete. Särskilt ska frågor om arbetsbelastning, bemötande och delaktighet belysas.
– Jag tar kritiken på största allvar och ansvarar för att misstagen ska rättas till. Det arbete vi gör nu kommer att innebära en ”omstart” för myndigheten. Tillsammans med personalen och arbetstagarorganisationer har vi startat ett seriöst arbete med att ta fram en struktur för att förebygga och minska risken för arbetsmiljöproblem i framtiden, säger Nader Ahmadi, generaldirektör. Det är olyckligt att vi förlorat en del kompetens då några medarbetare slutat men samtidigt har fler nya medarbetare börjat vid myndigheten efter sommaren och rekryteringsarbetet är igång för ytterligare nya medarbetare.
Utöver kartläggningen har ett antal åtgärder identifierats och sammanställt i en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet, detta har skett i samverkan med skyddsombud och arbetstagarorganisationer. I det interna arbetsmiljöarbetet har vi en HR-konsult från Statens servicecenter som stöd. Uppföljning av handlingsplanen sker löpande, minst fyra gånger per år och är en del av myndighetens systematiska arbetsmiljöarbete.
Exempel på åtgärder i handlingsplanen:
· Förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning
· Höja kunskapsnivån inom myndigheten gällande lagstiftning om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
· Uppdatera process och verktyg kring konflikthantering och kränkande särbehandling
· Genomföra medarbetarundersökningar
· Bilda skyddskommitté
· Genomföra en organisatorisk och social arbetsmiljörond
· Genomföra fysisk arbetsmiljörond
Tydliggöra vad som kan förväntas av chefer och medarbetare
I september avslutade på egen begäran den handläggare som i sin ordinarie tjänst även hade åtagande som skyddsombud. Nu har en annan anställd tackat ja till uppdraget som skyddsombud vid myndigheten.
Medarbetare och chefer har tillsammans påbörjat arbetet med att ta fram en ”Code of Conduct” vilket innebär ett tydliggörande av vad som kan förväntas av chefer och medarbetare vid myndigheten. Det har även gjorts förändringar i mötesstrukturen med fler forum för öppna diskussioner. Tid finns avsatt för att medarbetare ska kunna ge besked om status på uppdragen för att i ett tidigt skede kunna vidta åtgärder om arbetsbelastningen riskerar att bli för hög.