Kom ihåg att arbetet med att införa förändringar i praktiken är inte en enstaka åtgärd, utan innebär en planerad process i olika steg. Det behövs också en kombination av strategier kopplade till de specifika förutsättningarna för förändring.
1.Chef eller ledargestalt presenterar riktlinjerna för medarbetarna
2. Avsätt tid för genomläsning av riktlinjerna
3. Diskutera gemensamt och besluta in anpassning är nödvändigt. Om så är fallet, diskutera och bestäm på vilket sätt riktlinjerna kan anpassas utifrån era förutsättningar
4. Sammanställ en arbetsgrupp för delaktighet som även inkluderar arbetsfördelning
5. Identifiera och bedöm lokala hinder och främjande faktorer för implementeringen gemensamt i arbetsgruppen
6. Utforma en tydlig implementeringsplan som inkluderar både tid och arbetsfördelning utifrån identifierade hinder och främjande faktorer.
7. Följ upp implementeringsplanen regelbundet
8. Stäm regelbundet av med chef hur arbetet med implementeringen fortlöper.
Före implementering
Syftet och målet med förändringen bör formuleras utifrån enhetens behov och mål så att de enkelt kan kännas igen och användas i den dagliga verksamheten. Beslut om vad som ska införas tas utifrån enhetens behov och förutsättningar.
Det är viktigt att syfte och mål görs verksamhetsnära och att de är väl förankrade i ledningen och hos berörda medarbetare.
- Riktlinjerna bygger på vetenskaplig evidens
- kan förebygga ohälsa på arbetsplatser
- kan främja arbetsförmåga
- företagshälsan får en struktur och metoder för att stödja arbetsgivare i att främja hälsosamma levnadsvanor via arbetsplatsen
- innebär en kvalitetssäkring med evidensbaserade metoder
- ger möjlighet att arbeta förebyggande och främjande från ett brett perspektiv som tar hänsyn till individer, organisationen och arbetsmiljö
- Författade av forskare och praktiker tillsammans.
Det kan förekomma hinder på vägen som försvårar implementeringen. Dessa hinder kan dessutom förekomma på olika nivåer inom organisationen. Exempelvis kan avsaknad av kunskap i den specifika metoden och/eller bristande motivation vara potentiella hinder som hämmar implementeringen. Det kan vara svårt att förändra ett arbetssätt, att hålla fast vid trygga rutiner känns mer säkert än att göra förändringar. Ett annat exempel är bristen på tid i konkurrens med andra prioriteringar. Det är viktigt att tillsammans i arbetsgruppen identifiera och adressera dessa hinder redan i ett tidigt skede för att främja implementeringen.
För att lyckas med en större förändring krävs att ledningen på alla nivåer aktivt stödjer den. Det innebär bland annat att ledningen deltar i information om förändringen, förmedlar målen och är tydliga med att detta är något de vill. Det innebär också att de ser till att nödvändiga resurser finns avsatta för arbetet.
Under implementering
Ett utvecklande, transformellt, ledarskap är av särskild relevans vid implementeringsarbete. Det har visat sig vara effektivt i att öka motivation och prestation hos medarbetare samt varit framgångsrikt vid organisatoriska förändringar. Att vara en förebild som ledare innebär att vara engagerad, tillgänglig och arbeta på samma sätt som förväntas av medarbetarna vid implementering av riktlinjer i syfte att visa att det är prioriterat. Att inspirera och främja diskussion och kreativa lösningar kan leda till att medarbetarna blir mer delaktiga i implementeringsprocessen. Det är också bra om ledaren tydligt informerar om viktiga delar av implementeringsprocessen av riktlinjerna. Det kan ske genom arbetsplatsmöten, intranät eller mejl. Förändringar kan alltid leda till att ett motstånd i arbetsgruppen uppstår. Det är chefens uppgift att undersöka behovet av utbildning, kunskap om varför förändringen är viktig eller förändringar i verksamhetens policy.
Resurser för implementering av nya arbetssätt handlar inte enbart om mer pengar utan framför allt om hur vi använder de resurser vi har. Det handlar om att man inom en verksamhet vill ändra på något man gör och att personalen ska förändra sitt arbetssätt. Det krävs tid för att förankra och planera förändringen, genomföra den, för utbildning och eventuell nyrekrytering. Dessutom kan kostnader uppstå för nya verktyg eller instrument samt debiteringsgraden tillfälligt minska när det nya arbetssättet ska läras in.
En projektgrupp kan skapas som utarbetar en plan, informerar och stödjer genomförandet. Gruppen bör bestå av personer som:
- Har goda kunskaper om verksamheten
- Har trovärdighet i organisationen
- Har tillägnat sig kunskaper och förståelse om det nya arbetssättet
- Representerar yrkeskategorier som är berörda av det nya arbetssättet.
Information är viktigt i förankringsprocessen vid införandet av riktlinjer. Särskilt viktigt är hur informationen ges, hur den sprids och om den är möjlig att tillgodogöra sig. Innan informationskanaler väljs, tänk noga igenom vilka informationskanaler som är etablerade inom enheten och som upplevs fungera. I informationen är det viktigt att det framgår vilken nytta det nya arbetssättet har för företagshälsan, praktikern och för kunden.
Det bör tydligt framgå i informationen när det nya arbetssättet ska vara på plats och användas fullt ut. Skapa en realistisk tidsplan med hänsyn till den dagliga verksamhet som ska skötas parallellt med att det nya införs. En detaljerad tidsplan utarbetas innan implementeringen påbörjas så att den enkelt kan följas och förberedas av samtliga berörda medarbetare. Tidsplanen kan ha ett uppföljningssystem där man kan pricka av allt eftersom planen genomförs.
Vilka är det inom enheten som berörs och ska arbeta enligt det nya arbetssättet? Det är en fråga som ställs ganska omgående öppet eller dolt inom organisationen så det är viktigt att från början vara tydlig med vilka på enheten som berörs. Behövs utbildning och kompetensutveckling, vilken typ av kompetens, vilken utbildning kommer att krävas och av vilka av de anställda?
Gör upp en struktur utifrån enhetens specifika förutsättningar för vem som ska göra vad och när i processen det ska göras. Från frågan om vem som tar emot personen först till vem som följer upp denne. Administrationen kring användandet av eventuella frågeformulär behöver planeras, exempelvis vem som ansvarar för enkätsvaren, analyserna och journalföring.
Efter implementering
Ett bra planerings- och uppföljningssystem är en stor hjälp vid implementering. Det hjälper till att tidigt identifiera hinder och faktorer som underlättar och möjliggör implementeringen.
Två saker som kan ge stöd vid implementeringen är
- en struktur i form av en lathund
- ett strukturerat uppföljningssystem för feedback under införandet.
Uppföljningssystemet kan till exempel bestå av gruppmöten med praktiker som ska använda det nya arbetssättet där tillfälle ges att diskutera hur och om det fungerar, svårigheter, nödvändiga förändringar/anpassningar. Det kan också vara idé att prova det nya arbetssättet i en mindre skala först i form av ett pilottest, för att bland annat upptäcka verksamhetstingade anpassningsbehov.
- Definiera noggrant vad det är som ska införas
- Definiera resursåtgång och vilka resurser som tillsätts
- Formulera ett tydligt mål och syfte
- Ta fram informationsmaterial om riktlinjernas innehåll
- Påvisa nyttan med att införa det nya arbetssättet
- Gör en tidsplan för när allt ska vara klart
- Gör en utbildningsplan
- Skapa en uppföljningsstruktur/feedbacksystem, till exempel gruppmöten
- Använd en verktygslåda för implementering, samt mall för planering och tidsplan
- Genomför gärna ett pilottest för att testa införandet.
